宿泊者名簿の作り方｜本人確認・保存・外国人対応
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宿泊者名簿は、住宅宿泊事業者が必ず作成・備え付ける書類です。何を記載し、どこに何年保存し、本人確認をどう行うか。観光庁「事業者の業務[1]」とよくあるご質問の記載をもとに、運用の形に落とし込みます。
この記事の要点
・記載事項：宿泊者の氏名、住所、職業、宿泊日。外国人の場合は国籍と旅券番号も。
・届出住宅または営業所・事務所に備え付け、3年間保存。求められたら提出。
・宿泊行為の開始までに、宿泊者ごとに本人確認。対面と同等のICT手段も可。
名簿の記載事項
| 対象 | 記載事項 |
|---|---|
| 宿泊者全員 | 氏名、住所、職業、宿泊日 |
| 外国人宿泊者 | 上記に加え、国籍、旅券番号 |
代表者だけでなく、宿泊者ごとに記載します。定期報告で国籍別の宿泊者数が必要になるため、国籍は選択式で記録すると集計しやすくなります。
保存と提出
名簿は届出住宅または住宅宿泊事業者の営業所・事務所に備え付け、3年間保存します。都道府県知事等から求められた場合は提出しなければなりません。電子データで管理する場合も、求めに応じてすぐ出力できる状態にしておきます。
本人確認のやり方
宿泊行為の開始までに、宿泊者ごとに本人確認を行います。観光庁は、対面のほか、対面と同等の手段としてICTを用いる方法も認めています。
非対面で確認するときの注意
観光庁のよくあるご質問では、住宅宿泊管理業者が適切な代替措置をあらかじめ用意せずに、宿泊者所有のスマートフォン等でテレビ電話を行う方法は認められないとしています。代替措置を用意したうえで宿泊者が希望する場合などで、顔を十分判定できる解像度や位置情報の確認といった条件を満たすときは、適法とされる場合があります。
本人確認の運用チェック
- 宿泊者全員分の氏名・住所・職業・宿泊日を予約時または到着時に取得する流れになっている
- 外国人宿泊者の国籍・旅券番号を確認し、旅券と本人の顔を照合する手順がある
- 非対面の場合、届出住宅側に備えたタブレット等の代替手段を用意している
- 名簿データの保存場所、3年後の消去、閲覧できる人を決めている
個人情報としての扱い
名簿には旅券番号などの個人情報が含まれます。保管場所の施錠、データのアクセス権限、委託先への提供範囲を決め、目的外に使わない運用にします。取り扱いの細部は個人情報保護委員会の案内や専門家に確認してください。
相談先・申込先の選び方
本人確認の方法が要件を満たすか迷う場合は、届出先の自治体窓口で事前に確認するのが確実です。セルフチェックイン機器や本人確認サービスを使う場合は、名簿の記載事項をすべて取得できるか、データの保存期間と保存場所を契約書で確認してから選びましょう。管理を委託する場合、名簿の作成・備付けは住宅宿泊管理業者の代行業務に含まれます。
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出典（一次情報）
上記はいずれも2026-10-12に内容を確認しました。制度・条例・様式は改正されることがあるため、手続きの前に必ず最新版を所管窓口で確認してください。
費用と条件を分けて、ひとつずつ確かめよう。